Spelenderwijs onboarden

Eigentijds onboarden in de betonsector: bij SealteQ is het ‘All in the game’

Goede medewerkers vinden én behouden is in de betonsector een grote uitdaging. Mkb-bedrijf SealteQ gebruikt gamification om zichzelf op een eigentijdse manier aan nieuwe medewerkers te laten zien. Nieuw bij SealteQ? Dan doe je (onder meer) een escaperoom om het bedrijf te leren kennen, gevolgd door een inwerkmodule in de personeelsapp. It’s all in the game, vertellen directeur bedrijfsvoering Gerthé Klaassens en onderwijskundige Lisa Silva Kas (van partner TriamFloat).

Wat is het idee achter All in the game?
Gerthé: “We laten nieuwe medewerkers op een andere manier met ons bedrijf en ons werk kennismaken. Eerst intuïtief, met puzzels in een escaperoom, daarna gestructureerd, via een inwerkmodule in onze bestaande personeelsapp. Die module doorlopen ze samen met hun buddy, een voorman. Als nieuwe collega krijg je in de app elke dag een learning nugget aangeboden: filmpjes, teksten en opdrachten om kennis te maken met Sealteq en alles wat belangrijk is op de werkvloer. Daarna volgt een tweede leerpad met inhoudelijke modules. Die volg je op maat. De voorman kan bijvoorbeeld zeggen: ‘je gaat volgende week met mij mee om een vloer te coaten, doe nu maar het hoofdstuk vloer coaten in de app’.”

Games en gametechnieken inzetten voor onboarding, hoe doe je dat?
Lisa: “Gamification-elementen zijn heel geschikt om mensen te motiveren en enthousiasmeren. Samen een escaperoom doen is bijvoorbeeld een mooie manier om voor enthousiasme, connectie en samenwerking te zorgen.”
Gerthé: “In de inwerkmodule gaat het meer echt om de kennis. Daar komt gamification terug op procesniveau. Het zorgt ervoor dat mensen het leuk vinden om door te gaan en hun best te doen. Mensen kunnen levels halen, er zitten wedstrijdjes in, ze krijgen duimpjes en andere triggers.”

Wat bracht jullie op het idee voor All in the Game?
Gerthé: “SealteQ loopt aan tegen schaarste op de arbeidsmarkt. De spoeling is heel dun, zeker bij de mensen met het exacte profiel dat wij nodig hebben. Daarom verbreden we onze scope naar mensen met een iets ander profiel. Vervolgens willen we dat die mensen ook bij ons blíjven. Daarom willen we onszelf op andere manieren laten zien. Met spelelementen willen we onze uitstraling veranderen, ook naar buiten toe, zodat we meer mensen aantrekken.”

Wat is de eerste stap die jullie hebben gezet?
Gerthé: “We zijn eerst in het hele bedrijf informatie voor de inwerkmodule gaan ophalen, vanuit de gedachte: als wij dit op al onze locaties willen implementeren, moeten we het niet op een eilandje bedenken. Lisa is dus het land ingegaan en heeft in totaal wel 20 mensen gesproken, op allerlei locaties en niveaus. Aan de medewerkers hebben we – plat gezegd – gevraagd: waar erger je je nou aan bij leerlingen? En aan de jonge mensen: wat heb je in je inwerkperiode gemist? Met de uitkomsten is Lisa aan de slag gegaan, en vervolgens hebben per locatie gemiddeld nog drie tot vier mensen meegedacht. Toen de inwerkmodule bijna klaar was, vonden we leuk om ergens nog een extra vlaggetje te zetten. Want mensen welkom heten doe je in onze beleving niet alleen in een app. Daar heeft Lisa de escaperoom voor bedacht. We hebben ‘m gepilot met een groep medewerkers op kantoor en die reageerden heel enthousiast.”

Om een idee te krijgen: hoeveel tijd is een nieuwe medewerker van Sealteq straks met onboarding bezig?
Lisa: “Je krijgt de eerste tijd elke dag een learning nugget, daar ben je naar verwachting 10 tot 15 minuten mee bezig. Er staan ook vragen bij, daar heb je misschien nog een kort gesprekje over met je voorman. Al met al moet het binnen een pauze te doen zijn. En de escaperoom… De bestaande medewerkers waren er binnen 25 minuten uit, maar die kennen SealteQ al. Nieuwe medewerkers zullen er misschien 50 minuten over doen.”

Kost de begeleiding van nieuwe collega’s je bedrijf op deze manier meer of minder tijd?
Gerthé: “Ik denk dat we snel op het punt komen dat het ons tijd gaat opleveren, omdat basisdingen nu worden uitgelegd in de personeelsapp. Maar afgezien daarvan; we willen de communicatie binnen onze locaties juist een zetje geven. Stel een vraag, wees nieuwsgierig, noem het als je iets ingewikkeld vindt! In deze branche gaat dat gaat niet vanzelf. We vragen geen enorme tijdsinvestering van de voorlieden die de nieuwe medewerkers begeleiden. En als we mensen daarmee behouden – vorig seizoen is er van tien instromende leerlingen maar eentje gebleven. Daar gaat gigantisch veel tijd verloren.”

Waar zijn jullie tegenaan gelopen?
Gerthé: “De tijdsinvestering. De externe kosten hebben we goed bewaakt. Maar als we onze interne kosten out of pocket hadden moeten betalen, hadden we een probleem gehad, dat waren veel meer uren dan begroot. Laat je dit project trekken door één persoon die zelf veel beslissingen neemt, dan gaat het sneller. Maar dan lever je een product op dat niet door iedereen wordt gedragen of waarover nog heel veel vragen zijn. Dus het kan niet anders, draagvlak creëren kost tijd.”
Lisa: “Bij de start lag er al best een gedetailleerd projectplan. Ik vond het mooi dat SealteQ er desondanks voor open stond om eerst nog eens goed naar het probleem te kijken: zijn gamification en game-elementen de oplossing en zo ja, op welke manier? Het was belangrijk om bij medewerkers van verschillende locaties op te halen wat de uitdaging is bij het inwerken en opleiden van nieuwe medewerkers. Wat vinden zij belangrijk, wat zien zij als knelpunten? Ik merkte dat ik na een tijdje veel dezelfde antwoorden kreeg.. Dan weet je: oké, nu heb ik een goed beeld van wat er nodig is.”

Een inwerkmodule, een escaperoom – hoe duur is dat?
Gerthé: “Aan de ontwikkeling van de inhoud van de module ben je grofweg 20.000 euro kwijt, en het bouwen van de module zelf kost zo’n zelfde bedrag. Dat is veel geld, maar het valt me eerlijk gezegd nog mee, zeker als je bedenkt dat we subsidie van MKB!DEE kregen. Zonder die subsidie waren we denk ik niet verder gekomen dan vragenlijsten voor onboarding in de app. Terwijl wat we nu hebben gedaan, een duidelijke spin off heeft in energie, in blijheid, in trots dat we zulke nieuwe dingen doen. Mensen vertellen dat door. Dat is niet makkelijk te kwantificeren, maar ik geloof wel dat het helpt.”

Wat is de grootste succesfactor om een project als dit te laten slagen?
Gerthé: “Iemand in de organisatie moet eraan trekken en die persoon moet voldoende mandaat hebben: een directielid of iemand anders met het juiste gewicht om dit te sponsoren of supporten. Om te zorgen dat de organisatie dit niet ziet als het project van één persoon, moet je het gezamenlijk belang voortdurend en op alle lagen van de organisatie in herinnering brengen: denk aan de moeite die we de afgelopen jaren hadden met het behouden van nieuw personeel, dat willen we niet nogmaals meemaken.”

Eigenlijk ontwikkel je méér dan een escaperoom en een app?
Gerthé: “Ja, als je een betere arbeidsmarktpositie wilt, meer mensen wilt binnenhalen en binnenhouden, dan vraagt dat een cultuuraanscherping in je hele bedrijf. Onboarding is geen los project: het gaat over naar elkaar luisteren, samenwerken, het grotere belang voor ogen zien. In de onderlaag is dat wat we aan het doen zijn geweest met All in the game.”

Zijn er andere voorwaarden?
Gerthé: “Als je nog geen personeelsapp hebt, wordt de technische keuze (‘wat gaan we maken?’) een stuk ingewikkelder. Wij hadden al een app, wij waren dat stadium voorbij. Een andere voorwaarde is dat je het perspectief en de kracht van alle partijen benut. Dus de sterkte van de app-bouwer voor het technische gedeelte en de vakkennis van de voormannen voor de inhoud. Het is belangrijk om goed te luisteren en af te stemmen en niet door te gaan op dat ene idee waarvan je tijdens de brainstorm zelf dacht: dat is fantastisch.”

Waar staan jullie nu?
Gerthé: “De inwerkmodule is toegevoegd aan de personeelsapp, die gaan we dit voorjaar gebruiken. Corona gooit wel roet in het eten. Normaal gesproken zouden we met een rondreizend circus langs alle locaties gaan, daar de voorlieden en leerlingen bij elkaar zetten en live met elkaar oefenen. Dat lukt niet, dus waarschijnlijk nemen we nu een filmpje op zodat mensen toch kunnen zien hoe het werkt. En de escaperoom blijft even in de koelkast totdat we weer bij elkaar kunnen komen.”

Jullie werken in de betonsector. In welke branches kan dit nog meer interessant zijn?
Gerthé: “Ik kan me voorstellen dat goed onboarden op veel plekken een vraagstuk is, zowel in de techniek als daarbuiten. Branches waar beelden kunnen ondersteunen bij instructie en leren kunnen ook veel voordeel hebben van een app, waar je makkelijk met video en foto kunt werken. Maar in branches waar je als nieuwkomer start in een kantoorsetting met ervaren mensen om je heen, ligt een app misschien minder voor de hand. Die heeft vooral toegevoegde waarde in branches als de onze, waar medewerkers een groot deel van de tijd geen kantoorwerkplek hebben zijn, waar ze niet altijd in hetzelfde team werken en hun ‘kennismeerdere’ – in ons geval de begeleidende voorman – niet altijd in de buurt hebben.

Wat is je belangrijkste tip voor mkb’ers die iets soortgelijks willen doen?
Gerthé: “Kies je partners zorgvuldig. We hebben geluk met onze app-bouwer, die staat er open in. En Triamfloat biedt voor ons de goede balans tussen onderwijskundige visie en hands-on aanpak. Lisa heeft snel gesnapt dat wij een organisatie zijn waar hele lappen tekst niet gaan werken. ‘Ga je eens een uur in een case verdiepen’, dat doen onze mensen niet. Wat wij nodig hebben, zijn die snacks, die learning nuggets, dat korte en dat visuele. Dat is dus de les: kies partners die oog hebben voor de cultuur in je branche en je bedrijf.”

All in the game gebruikt gametechnieken voor eigentijdse en aantrekkelijke onboardinginstrumenten voor de betonsector

Mkb-partners: SealteQ is een snelgroeiend bedrijf in de betonsector

Leveranciers: TriamFloat is marktleider in interim onderwijskundige dienstverlening

Opbrengsten (tussenstand):
aanzet tot lerende cultuur, meer verbinding en energie in de organisatie, inwerkmodule via een app, escaperoom

Bijvangst:
ontwikkeling medewerkers wordt zichtbaar voor certificerende instanties, medewerkers zijn trots dat hun bedrijf nieuwe dingen uitprobeert

Beleidsdoelstelling MKB!dee:
investeringen die zorgen voor meer en beter inzetbaar personeel in technische en ICT-sectoren.