Leren van de concurrent

Kennisuitwisseling met congullega's in de ICTScott Graham

In het mkb leren van je concullega’s? Met Hack Your Future kan het!

Sommige branches kennen een enorme dynamiek: wat vandaag ‘hot’ is, is morgen alweer verouderd. In zo’n branche is het essentieel dat medewerkers hun kennis bijhouden. Maar zie dat als mkb’er maar eens te regelen, zeker voor specialisten waarvan je er maar een paar hebt rondlopen in je bedrijf. Vijf ict-bedrijven en twee hogescholen bedachten een snelle en makkelijke manier om medewerkers van verschillende mkb-bedrijven te laten leren van en met elkaar. Operationeel directeur Patrick Berends van Toomba en projectleider Trea van der Vecht van Hogeschool Saxion vertellen hoe dat in zijn werk gaat.

Wat hebben jullie concreet ontwikkeld?
Patrick: “Een methodiek waarmee mkb-bedrijven – in ons geval in de IT – heel makkelijk kennissessies kunnen organiseren, ook digitaal. Medewerkers van verschillende bedrijven delen uit de eerste hand kennis met elkaar. Praktische, top of mind-kennis, denk aan een developer die uitlegt hoe een stuk code werkt. Die methodiek voor kennissessies, dat is één. Twee is dat we een format hebben ontwikkeld voor een hackathon, waar teams van deelnemers in korte tijd oplossingen voor vraagstukken bedenken.”
Trea: “En drie is dat we al deze activiteiten zorgvuldig monitoren – onder meer met een leercultuurscan – zodat we zicht krijgen op de manier waarop professionals in mkb-bedrijven in een dynamische sector als de IT zich ontwikkelen. Niet alleen binnen hun bedrijf, maar ook overstijgend.”
Patrick: “Met als vergezicht dat dit uitmondt in een leercommunity. Want soms heb je een vraagstuk waar je niet uitkomt, en dan is het fantastisch als je dat in de groep kunt gooien bij concullega’s van andere bedrijven. Mensen waar je normaal geen toegang toe hebt, maar nu dus wel, omdat je aangesloten bent bij dezelfde leercommunity.”

Waarom is hier in de IT zo’n behoefte aan?
Patrick: “Om te beginnen is er een nijpend tekort aan IT-professionals. En heb je mensen binnen, dan is het een uitdaging om ze goed te laten onboarden en on board te houden. Je wilt de ontwikkelingen bijhouden, maar wat vandaag hot is, is binnen twee jaar alweer verouderd. Zo snel gaat het in de IT.”
Trea: “De uitdaging is om leren in de IT ‘embedded’ te maken, verweven met het dagelijks werk. Daarvoor moet je een ontwikkelomgeving neerzetten waar mensen continu kunnen leren.”
Patrick: “Maar als klein of middelgroot bedrijf kun je niet in je eentje een hele academy organiseren. Met een stuk of vijf bedrijven samen kan het wel.”


Patrick Berends en Trea vd Vecht

Hack your future stimuleert kennisontwikkeling binnen en tussen ict-bedrijven in het mkb, om ict-talent beter te kunnen aantrekken en behouden

Mkb-partners:
ict-bedrijven Toomba, Syscon, MapGear, MSML en Programic

Kennisinstellingen:
hogescholen Saxion en Windesheim,
Deventer Informatiestad, Centre of Expertise TechYourFuture

Opbrengsten (tussenstand):
kennisdeling, leercultuur, werkende principes om kennissessies en hackathons vorm te geven, succesfactoren voor continu leren en ontwikkelen in de IT

Bijvangst:
bedrijven vergroten hun aantrekkelijkheid als werkgever

Beleidsdoelstelling MKB!dee:
investeringen in menselijk kapitaal met het oog op digitalisering.

Je deelt kennis met concurrenten. Is dat geen risico?
Patrick: “Een voorwaarde is dat je elkaar als ondernemers vertrouwt. Ik denk dat het goed is als de eindverantwoordelijken binnen bedrijven eerst contact leggen met elkaar. Daar moet een gevoel van veiligheid ontstaan, het vertrouwen dat je hetzelfde doel voor ogen hebt. Je maakt een gentlemen’s agreement: handen af van teamleden, we halen geen mensen weg bij elkaar. Verder houd je de afspraken laagdrempelig, ook over de financiën. Geen uitvoerige contracten.”

En de medewerkers, vinden die het lastig om kennis met concullega’s te delen?
Trea: “Nee, mensen slaan aan op de inhoud. In een van onze kennissessies zei iemand: ‘ik wil het liefst de projecten bespreken die niet goed gaan’. Die zegt dus tegen zijn concullega: ik wil met jullie uitvlooien waarom dit niet goed gaat, geef maar tips.”
Patrick: “Ik kom zelf uit de retail en daar willen mensen ook leren, maar in een andere versnelling dan in de IT. Hier willen mensen iets wat glimmend of nieuw is meteen zien, ze willen meteen kijken wat je ermee kunt en hoe gaaf het is. De eagerness is behoorlijk groot. Initiatieven zoals kennissessies zijn als het ware een secundaire arbeidsvoorwaarde. Ze maken een bedrijf aantrekkelijker om bij te werken.”

Stel, ik wil met mijn bedrijf een kennissessie uitproberen. Wat is mijn eerste stap?
Patrick: “Het gewoon gaan doen. Heb je medewerkers die meedoen aan een seminar of workshop? Geef ze een opdracht mee: werk het uit en deel je kennis intern. Dan heb je al een kennissessie binnen je bedrijf. Maar het werkt pas echt goed als je mensen samenbrengt die dezelfde taal spreken. Je moet de mensen samenbrengen die daadwerkelijk met een bepaald stuk code, programmeertaal, development proces of wat dan ook bezig zijn. En binnen het mkb zitten die vaak bij verschillende bedrijven.”

Hoeveel organisatie vergt dit: moet er van de deelnemende bedrijven bijvoorbeeld één de kartrekker zijn?
Patrick: “Bij voorkeur niet. Je moet een planning hebben, zodat je weet wie de volgende kennissessie organiseert. Diegene pakt het op en bereidt het voor en alle medewerkers weten: als ik wil participeren, schrijf ik in. Verder heb je eigenlijk geen organisatie nodig. Elk IT-bedrijf heeft mogelijkheden om digitaal met anderen in verbinding te komen. Er hoeven ook geen flyers gemaakt te worden of andere moeilijke dingen. Je kunt simpel volstaan met: dit is wat we gaan doen, hier kun je je op inschrijven en let’s go.”
Trea: “Mij valt op dat de bedrijven heel lean met elkaar overleggen. Je merkt dat de ondernemers er zelf belang bij hebben. Binnen een halfuur is de planning geregeld.”

Hoeveel tijd zijn medewerkers gemiddeld bezig met kennis delen?
Patrick: “Wij stellen in ons bedrijf zeker zo’n tien procent van de werktijd beschikbaar voor ontwikkeling, en kennissessies volgen is één van de mogelijkheden. Een kennissessie duurt één tot twee uur en we doen in de huidige frequentie één kennissessie per maand, dus daar is iemand hooguit twee uur in de maand aan kwijt. Maar de kunst is om ontwikkeling en continu leren zo’n onderdeel van je bedrijfscultuur te maken dat het niet meer voelt als iets wat mensen ‘erbij doen’.”


Trea vd Vecht en Patrick Berends op de bouw

Waar zijn jullie binnen Hack Your Future tegenaan gelopen?
Trea: “Corona heeft wel impact gehad. We hebben veel online moeten doen.”
Patrick: “In de IT zijn mensen wel gewend om digitaal te communiceren, maar er is toch een andere chemie dan wanneer je met elkaar in dezelfde ruimte zit. Gelukkig hadden we elkaar voor de lockdown al twee dagen persoonlijk ontmoet. Dat heeft de drempel wel verlaagd.”

Welke opbrengsten zien jullie?
Patrick: “Ik zie in mijn bedrijf dat kennis delen mensen veel positieve energie geeft. Dat je de mogelijkheid krijgt om vanaf een uur of drie op vrijdag niet meer aan werk te denken, maar bezig te zijn met kennis, met ontmoeting, dat doet de intrinsieke motivatie goed. En ook al leer je dingen waarmee je misschien niet morgen aan de slag kunt, toch verrijkt het je.”
Trea: “Onze monitoring bevestigt dat. We meten vooraf en achteraf en dan zegt 75 procent van de deelnemers: mijn kennis is enorm toegenomen. Ongeveer 70 procent ziet een significant verschil in persoonlijke ontwikkeling. Teamontwikkeling en inspiratie scoren 50 procent, leren van elkaar 60 procent. En 20 procent van alle deelnemers ziet dat de kwaliteit verbetert.
Zelf weten we dankzij Hack Your Future beter met welke interventies we ontwikkeling kunnen aanjagen: meer uitdaging, taakroulatie of een andere insteek van het teamoverleg bijvoorbeeld. Ons projectteam begeleidt mkb’ers daarbij. Ook is vanuit de kennissessies een community van medewerkers ontstaan. We zien nu al dat medewerkers bottom-up met initiatieven komen.
En tot slot zorgt de rechtstreekse samenwerking tussen mkb’ers en kennisinstellingen ervoor dat bedrijven makkelijker met stagiairs, afstudeerders en young professionals in contact komen. Samen stimuleren we studenten om te kiezen voor een beroep in de IT, bijvoorbeeld via praktijkcases en een nieuwe masteropleiding software engineering.”

Voor wie is de methodiek van Hack Your Future nog meer interessant?
Patrick: “Eigenlijk voor elke mkb-organisatie die ontwikkeling hoog in het vaandel heeft. Vooral in sectoren waar de ontwikkeling behoorlijk rap gaat en waar continu ontwikkelen een vereiste is.”

Noem eens een les die jullie hebben geleerd?
Trea: “Werkt het, dan werkt het. Ik dacht in eerste instantie: we kunnen tijdens de kennissessies ook intervisie doen. Maar al na één keer zeiden de ondernemers: ‘leuk, maar dit hoeft niet nog een keer’. Je kunt een issue van 1001 kanten bevragen, maar als je de snelste weg hebt gevonden, is dat voor ondernemers prima totdat er reden is om het anders te doen.”

Hoe gaan de vijf bedrijven uit het project verder?
Patrick: “Wij kunnen zelfstandig verder met deze methodiek. En misschien kunnen we op termijn de uitwisseling vanuit de Hack Your Future-community verder uitbreiden. Stel dat het ene bedrijf handjes tekort heeft en het andere heeft twee mensen op de bank zitten, dan zou het mooi zijn als we konden zeggen: gebruik mijn mensen dan even, zonder dat daar enorme commerciële tarieven tegenover hoeven staan.”

Een laatste tip voor andere mkb-bedrijven die aan kennisdeling doen?
Patrick: “Laat initiatieven voor verder contact tussen medewerkers vanuit henzelf ontstaan. Er zijn verschillende applicaties waarmee je makkelijk groepen of channels kunt aanmaken. Daarmee kunnen medewerkers op een laagdrempelige manier een community opzetten en blijven communiceren.”